月末の棚卸しメモ、誰かが打ち直していませんか
道の駅の直売コーナーや加工品の保管棚。月末の棚卸しは、現場では紙に走り書きするのが一番速いやり方です。「笹団子(冷凍) 12袋」「みそ 3ケース 奥の棚」「トマトジュース 24」。問題はその後です。誰かがこのメモをにらみながら表計算に打ち直す時間が、毎月かかっていないでしょうか。この打ち直しこそ、AIに任せられる仕事です。
コピーして使えるプロンプト
コツは2つ。先に列を決めて渡すことと、「してはいけないこと」を指定することです。
以下は道の駅の直売コーナーの棚卸しメモです。
「品名 / 数量 / 単位 / 保管場所 / 要確認」の5列の表に整えてください。
守ること:
- メモにない数字や品名を足さない。単位が書かれていない行は単位を空欄にし、要確認列に「単位なし」と書く
- 同じ品名が2回出てきても合計せず、2行のまま残して要確認列に「2回登場」と書く
- ケース・袋などの単位を個数に換算しない。メモのまま書く
- 読み取れない箇所は推測せず、要確認列に【要確認】と書く
【棚卸しメモ】
笹団子(冷凍) 12袋
みそ 3ケース 奥の棚
トマトジュース 24
かきもち 8袋 レジ横
みそ 5
なぜ「足さない・まとめない・換算しない」なのか
何も指定せずに頼むと、AIは気を利かせます。単位のないトマトジュースに「本」を補い、2回出てきた「みそ」を1行に合計してくれるのです。一見親切ですが、単位が本当に「本」かは現場にしか分かりません。みそが2回あるのも、「別の棚で数えた」のか「二重に数えた」のか、メモだけでは判断できません。勝手に整えられると、そのずれごと見えなくなります。
だから迷う箇所は全部、要確認列に集めさせます。できあがった表の要確認列は、そのまま「現場へ確かめに行く場所のリスト」になります。さらに、毎月同じ要確認が並ぶなら、それは来月のメモの書き方を変えるヒントです。単位まで書く、棚ごとに線を引く、といった改善点をメモの側が教えてくれる。表に整える作業が、棚卸しのやり方そのものの点検を兼ねるわけです。
明日やれる一歩
上のプロンプトをそのままコピーして、【棚卸しメモ】から下を直近のメモに書き換えて試してみてください。手元に棚卸しメモがなければ、売り場の補充メモや冷蔵庫の中身の走り書きでも練習になります。要確認列に何が並ぶかを見るだけで、自分たちのメモの癖が分かります。
