「今日は何を決めるんだっけ」と資料をめくりながら会議が始まり、終わってみれば報告を聞いただけ。肝心なことは次回持ち越し——。道の駅の出店者会議や観光協会の定例会で、よく聞く光景です。
長引く会議の原因は、進行のうまさではなく、始まる前の準備にあります。とはいえ、アジェンダ作りに時間をかける余裕がないのも現場の実情。そこでAIに、アジェンダと事前資料メモを一度に整えさせます。
アジェンダと事前資料を一度に作るプロンプト
コツは、議題をそのまま並べさせるのではなく、【決めたいこと】と【報告だけの項目】を分けて渡すことです。
以下の情報から、①会議のアジェンダ（議題と時間配分つき）と
②参加者に前日送る事前資料メモを作ってください。
【会議の目的】冬の営業時間と年末イベントを決める
【決めたいこと】
・12月からの営業時間を17時までに短縮するか
・年末感謝祭の日程と目玉企画
【報告だけの項目】
・先月の売上のまとめ
・駐車場工事の日程
【参加者】店長、売場担当2名、出店者代表2名
【持ち時間】60分
条件:
・報告だけの項目はアジェンダに入れず、事前資料メモに回す
・決めたいことには1つずつ時間を割り振る
・決まらなかったときの持ち越し方も1行入れる
出てくるアジェンダは決め事中心の60分になり、報告は前日に送るメモへ回ります。
なぜ「決めたいこと」を先に書くと効くのか
このプロンプトが効く理由は、AIの出力より入力側にあります。【決めたいこと】の欄を埋めようとすると、「これは決める話か、聞くだけの話か」を自分で仕分けることになります。実はこの仕分けこそがアジェンダ作りの本体で、AIが手伝っているのは清書と時間配分です。
逆に、欄がうまく埋まらないときは、その会議の目的がまだ曖昧だというサイン。集まる前にそれに気づけるのも、この型の効用です。
報告を事前資料に回すと「読んでこない人がいるのでは」と心配になりますが、当日冒頭に5分だけ質問タイムを置けば補えます。読み合わせに20分使うより、決める時間がしっかり残ります。
明日やれる一歩
次に予定している会議をひとつ選び、上のプロンプトの【 】の中身を自分の会議に書き換えて、そのままコピーして使ってみてください。出てきたアジェンダを前日に参加者へ送るだけで、会議の空気は変わります。
